档案管理制度

浏览次数：1575日期：2023年01月06日 12:00

第一章总则

第一条 为加强基金会档案管理的准确性和规范性，结合基金会实际情况，制定本制度。
第二条 档案是指基金会在经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料。

第二章档案管理

第三条 归档管理
一、基金会档案工作坚持集中统一管理、分级负责保管的原则，由综合部负责基金会主体档案的管理工作，并对其他职能部门的档案管理工作进行督促和指导。
二、各部门职能范围内的管理文件资料的收集由各部门指定负责人负责整理，部门自行归档；基金会主体文件或统一要求的文件资料的收集由综合部负责整理存档，档案管理人员填写《归档文件目录》进行登记。
三、若一项工作由多个部门参与办理，在工作中形成的文件资料，由主办部门收集，交综合部备案。
第四条 归档范围及保管期限
第五条 归档要求
一、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
二、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
三、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别装在一起，不得分开。
四、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在总结事项发生年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
五、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
六、案卷封面，应逐项按规定用黑色水性笔书写，字迹要工整、清晰。
第六条 档案借阅
一、借阅基金会档案均需填写《档案借阅申请表》，依流程报基金会领导签字批准后，准予借阅并在档案室内阅览。
二、档案借阅的较长期限为两周。对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报档案管理部门负责人处理。
三、借阅人必须严格保密，不准泄露档案资料内容，如发现遗失须及时汇报，追究责任。
四、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经上级领导批准。
五、借阅资料人不准转借他人，必须专人专用。
第七条 档案保密
一、档案管理部门集中统一管理基金会已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。
二、档案室或档案橱未经档案管理人员允许严禁入内或使用。
三、档案管理人员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为基金会各项工作服务的思想，主动、准确、迅速地为使用者提供档案资料。
第八条 档案移交
一、工作变动或因故离职时应将经办的文件资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、需要进行移交的档案，需由档案管理人员报部门主管领导审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。
三、移交前，按照清册清点；移交后，在《档案移交登记表》上登记并签字。《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各执一份并长期保管。
第九条 档案销毁
一、每年保管期限已满的档案由档案管理人员编制纸质和电子的档案销毁备忘录。档案销毁目录和批准手续文件须存档备查。
二、对过期或无使用价值的档案资料，档案管理人员须提出书面申请销毁，在《档案销毁清单》上登记，部门级档案由部门负责人审批销毁；基金会级档案由总经理审批销毁，并不得少于三人以上监销人员在场（监销人须由档案管理部门负责人指定专人监督销毁并签字确认）。
三、基金会任何部门或个人未经允许不得销毁基金会档案。

第三章附则

第十条 本制度的解释、修订由本基金会理事会负责。
第十一条 本制度自理事会会议通过之日起施行。

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